心理学家告诉你:最实用而简单的工作方法

你是不是从早忙到晚,有没有感觉一直被工作追着跑?但你的忙碌可能并不是因为工作太多,而是因为缺乏重点和明确的目标,让你的工作越来越复杂,时间越来越少。一天只有1440分钟。在信息复杂、速度快的职场环境中,我们要在越来越少的时间里完成越来越多的事情。

在当今日益复杂和紧凑的工作节奏中,“保持简单”是最好的处理原则。“简单”来源于明确的目标和方向。你知道什么该做,什么不该做。这是职业生涯顾问比尔·约翰逊给所有从业者的建议。

约翰逊根据多年的调查研究发现,现代人的工作之所以变得复杂、低效,最重要的原因是“缺乏重点”。因为不知道目标,总是浪费时间一遍又一遍的做同一件事或者不必要的事;错过了关键信息,却在不重要的信息上浪费了太多时间;如果你没有抓住要点,你必须一遍又一遍地交流同样的事情。

以下是约翰逊新书中整理的10个最实用简单的工作方法。

01

了解工作的目标和要求,可以避免重复操作,减少出错的几率。

你要整理的问题包括:我现在的工作必须做哪些改变?你能建议我从哪里开始吗?为了避免影响目标的达成,我应该注意些什么?有哪些可用的工具和资源?

02

懂得拒绝别人,不要让额外的要求打扰你的工作进度。

对于很多人来说,拒绝别人的要求似乎更难。拒绝技巧是职场中非常重要的沟通技巧。

在决定是否应该答应对方的要求时,首先要问自己,“我想做什么?还是什么都不想做?什么对我最好?”你必须考虑,如果答应了对方的要求,会不会影响现有的工作进度,会不会因为你的拖延而影响到别人?而如果你答应了,真的能达到对方要求的目标吗?

03

主动提醒老板分清轻重缓急,可以大大减少工作量。

“手头的工作我都完成不了,丢给我一堆工作,真的很不合理。”但是有没有可能问题出在自己身上?你是否恰当地反映了真实情况?你不说,老板会觉得你有时间做那么多事。此外,他可能不记得他之前给了你太多的工作。其实老板是需要提醒的。

当然,你不可能同时完成这么多工作。你为什么不主动帮老板安排工作的优先顺序?不是不做,而是凡事先有后有。提醒一下,在讨论过程中,一定要时刻站在主管的立场,理解他所面临的压力。你应该做的是帮助主管解决问题,而不是把问题推给主管。当然,你不应该自己承担问题。

04

汇报的时候要有自己的观点,只有少量的信息才能让老板满意。

大多数人向主管或老板汇报时,总是担心信息不够。“老板问了又答不上来怎么办?”根据商业心理咨询公司的心理学家约翰·韦弗的研究,10%到15%的人在面对老板时会感到恐惧,如果他们没有足够的数据向老板报告,感到恐惧的人的比例会更高。

其实这种担心是多余的。太多的信息会变得没有重点,没有解释,对老板一点帮助都没有。“内容简洁,切中要害,最重要的是,可以帮助我快速做决定。”这是约翰逊在询问多位高管对简报内容的要求时得出的大致结论。

你需要做的是用重要的信息或数据来说明,并且要有自己的见解,而不是模棱两可的描述。向老板汇报时,要能准确控制时间。

05

在演示过程中增加互动的机会,可以缩短演示的内容和汇报的时间。

一次成功的演示,就是清晰正确地传递信息,创造交流对话的机会,然后让对方因为你的演示内容而改变自己的思维、决定或行动。所以重点不是简报,而是沟通的质量。你不只是“报告”,而是要发起双向对话,努力影响对方。

在做任何简报之前,你必须思考以下三个原则:你希望听众在听完简报后记住哪些要点?观众会有什么感受?你希望他们听完简报后做出什么样的决定?

然后就是实际生产问题。最好的开始方式是把观众想知道的变成问题。这样不仅能立刻吸引观众的注意力,还能大大减轻你的工作量。在简报的过程中,你不应该是唯一一个说话和提问的人,这可以给你一个与听众互动的机会。这样你只需要为50分钟的议程准备30分钟的简报,剩下的时间应该就是和听众互动了。

06

有效地过滤你的邮件,把你的注意力集中在最重要的信息上。

正确过滤过程的第一步是先阅读信件的主题和发件人。如果没有什么原因让你今天必须读它,你可以删除它。这将删除至少50%的邮件。第二步,快速浏览对方信件内容。除非信的内容是关于你近期(比如两周内)必须完成的工作,你可以直接删除。然后你可以再删除25%的字母。

07

邮件内容尽量简洁,节省写信的时间,增加对方回复的机会。

"最容易阅读、理解和回复的信件最能吸引我的注意力."这是约翰逊在进行“追求简单”的研究项目时,对一位资深主管使用电子邮件习惯的回答。

你必须用最小的空空间,最少的文字传达最多最重要的信息,而且必须更容易阅读,节省对方的时间。我该怎么办?你必须:1。将每封邮件的内容限制在8到12句左右。2、20字以上要换行。3.如果多于3行,则必须有空行。

08

在没有沟通可能的情况下,不要浪费时间去尝试改变。

无论你提出什么样的想法或观点,每次都被拒之门外。如果你真的遇到了这样的主管,完全没有沟通的可能,那么你就不必浪费时间或者集中精力进行不必要的沟通或者试图改变。这时候你就要做出选择了:你是能接受这样的工作环境,一切只按照主管的意见来做,还是更喜欢有自己的空房间。这是选择的问题,没有好坏之分。

09

只要获得信任,不需要反复沟通就能获得想要的资源。

老板对你的信任来自于你解决问题的能力。所以你要从不同的角度思考:最让你老板头疼的是什么?不能按原计划完成,还是控制不了局面,对未来感到不确定?你希望员工做更多来降低成本吗?当你在努力做预算的时候,你首先要想想你的老板可能会担心什么,这是说服老板最有效的理由。

而且,不要只强调自己单位或部门的需求。你做预算的目的是帮助老板解决问题,实现目标。所以,你的重点是老板的担忧,而不是预算数字。

当你第一次提出要求时,最重要的是让你的老板知道你的提议。会议时间越短越好,最好不要超过15分钟。千万不要在第一份提案中直接问需要多少预算,这通常不会有很高的成功率。你的目标应该是有第二次机会讨论。如果老板愿意重新讨论预算,成功的几率通常可以达到80%以上。

10

只有把重点放在工作本身,而不是绩效考核的名义上,才能真正做好。

你只需要做两件事:

1.每月至少问你的主管一次,“我做得怎么样?”试着问一些具体的问题,比如:“老板对我预定的日程有什么意见吗?”“我认为会议过程非常顺利。你觉得还有提升的空间吗?”

你要经常和你的主管沟通你的工作表现,而不仅仅是在年度绩效评估中,这样你就能提前知道自己的不足在哪里,及时改正,也能知道主管的期望。

2.一个月至少问一次“有必要调整原来的工作安排吗?”可能你的目标是年初定的,甚至是前年年底定的。但是,外部环境变了,之前设定的目标必然要调整,所以你要时刻确认什么是最优先的目标。

作者介绍:

袁存凤已帮助过165人入驻年限12.2年
预约私聊。

—结尾—

标签:职业压力

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